Politique de confidentialité
Date de mise à jour : 17 août 2026
1. Préambule
Chez On se souvient, nous sommes conscients que les renseignements personnels qui nous sont confiés revêtent un caractère particulièrement sensible. Notre mission consiste à préserver la mémoire d’un être cher au moyen de pages commémoratives personnalisées accessibles par un code QR. Pour accomplir cette mission, nous recueillons et traitons certains renseignements personnels qui nous sont transmis par nos clients.
La présente Politique de confidentialité décrit les pratiques de On se souvient concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels.
Nous nous engageons à traiter ces renseignements avec respect, transparence et diligence, conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, ainsi qu’à toute autre législation applicable.
Cette politique s’applique à tous les visiteurs de notre site Web, à nos clients, ainsi qu’à toute personne qui utilise nos services ou communique avec nous.
2. À propos de On se souvient
On se souvient est une entreprise québécoise spécialisée dans la création de pages commémoratives personnalisées accessibles en ligne grâce à un code QR gravé sur une plaque durable.
Nos services comprennent notamment :
- la création de pages commémoratives personnalisées;
- l’intégration de photographies, vidéos, textes, témoignages et autres souvenirs;
- la génération d’un code QR permettant d’accéder à la page;
- la fabrication et la livraison d’une plaque en acrylique gravée au laser;
- l’hébergement de la page pendant la durée du forfait choisi;
- le soutien à la clientèle.
3. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, On se souvient a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.
Responsable :
Nom : Annie Duguay
Titre : Fondatrice
Courriel : info@onsesouvient.ca
Téléphone : 514-258-6123
Le responsable veille notamment :
- au respect de la présente politique;
- au traitement des demandes d’accès ou de rectification;
- au traitement des plaintes;
- à la gestion des incidents de confidentialité;
- à la mise à jour des pratiques de protection des renseignements personnels.
4. Champ d’application
La présente politique s’applique aux renseignements personnels recueillis :
- par l’intermédiaire de notre site Web;
- lors d’une commande en ligne;
- au moyen de nos formulaires électroniques;
- par courriel;
- par téléphone;
- par les plateformes de transmission de fichiers utilisées dans le cadre de nos services;
- lors de toute communication avec notre entreprise.
Elle s’applique également aux renseignements recueillis auprès de toute personne agissant au nom du client.
5. Définitions
Aux fins de la présente politique :
Client désigne toute personne qui achète un produit ou un service offert par On se souvient.
Renseignement personnel désigne tout renseignement concernant une personne physique permettant de l’identifier directement ou indirectement.
Consentement désigne l’autorisation libre, éclairée, spécifique et donnée à des fins précises permettant à On se souvient de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels.
Page commémorative désigne la page Web créée par On se souvient afin de rendre hommage à une personne décédée.
Code QR désigne le code permettant d’accéder directement à la page commémorative.
Fournisseur de services désigne toute entreprise avec laquelle On se souvient collabore afin de fournir ses services (hébergement Web, traitement des paiements, expédition, gravure, etc.)
6. Renseignements personnels recueillis
Afin d’offrir ses services, On se souvient recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à la création, à la gestion et à la prestation des services offerts.
Selon la nature de votre demande, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes.
6.1 Renseignements d’identification
- Nom et prénom;
- Adresse postale;
- Adresse courriel;
- Numéro de téléphone.
Ces renseignements sont nécessaires pour communiquer avec vous, confirmer votre commande et assurer le suivi de votre dossier.
6.2 Renseignements relatifs à la facturation
Lorsque vous effectuez un achat, nous pouvons recueillir :
- votre nom de facturation;
- votre adresse de facturation;
- les renseignements nécessaires au traitement de votre paiement.
Important : Les renseignements relatifs aux cartes de crédit ne sont jamais conservés par On se souvient. Les paiements sont traités par un fournisseur de paiement sécurisé et reconnu.
6.3 Contenu transmis pour la création de la page commémorative
Dans le cadre de la création d’une page commémorative, vous pouvez nous transmettre notamment :
- photographies;
- vidéos;
- textes;
- témoignages;
- hommages;
- biographies;
- dates importantes;
- documents;
- lettres;
- citations;
- musique ou liens vers des plateformes musicales;
- toute autre information que vous souhaitez intégrer à la page.
Vous demeurez responsable du contenu que vous choisissez de nous transmettre.
6.4 Renseignements concernant la personne honorée
Les renseignements relatifs à la personne décédée peuvent notamment comprendre :
- son nom;
- sa date de naissance;
- sa date de décès;
- son histoire de vie;
- ses passions;
- sa biographie;
- ses réalisations;
- les souvenirs partagés par ses proches.
Bien que les lois sur la protection des renseignements personnels visent principalement les personnes vivantes, On se souvient traite ces renseignements avec le plus grand respect et la plus grande confidentialité.
6.5 Renseignements concernant des personnes vivantes
Les contenus transmis peuvent également contenir des renseignements personnels concernant des personnes vivantes, notamment :
- des photographies de famille;
- des vidéos;
- des témoignages;
- des noms;
- des liens familiaux.
Nous vous demandons de vous assurer que vous êtes autorisé à nous transmettre ces renseignements.
6.6 Communications
Lorsque vous communiquez avec nous, nous pouvons conserver :
- vos courriels;
- les formulaires remplis;
- les messages transmis par notre site Web;
- les notes relatives à nos échanges.
Ces renseignements servent à assurer un service de qualité et à conserver un historique de nos communications.
6.7 Données techniques
Lorsque vous consultez notre site Web, certains renseignements peuvent être recueillis automatiquement, notamment :
- l’adresse IP;
- le type d’appareil utilisé;
- le navigateur Internet;
- les pages consultées;
- la date et l’heure de la visite;
- le système d’exploitation;
- les pages de provenance et de destination.
Ces renseignements sont principalement utilisés à des fins statistiques, de sécurité et d’amélioration du site.
7. Finalités de la collecte
Les renseignements personnels sont recueillis uniquement pour les fins nécessaires à la prestation de nos services.
Ils peuvent notamment être utilisés afin de :
- créer votre page commémorative;
- intégrer les photographies, vidéos, témoignages et autres contenus;
- générer le code QR associé à votre page;
- fabriquer votre plaque commémorative;
- assurer l’hébergement de votre page;
- traiter votre paiement;
- communiquer avec vous durant la réalisation du projet;
- répondre à vos questions;
- effectuer un suivi après la livraison;
- vous informer de l’approche de l’échéance de votre forfait;
- traiter une demande de renouvellement;
- assurer la sécurité de nos systèmes;
- améliorer nos services;
- respecter nos obligations légales.
Nous limitons toujours la collecte aux renseignements nécessaires à ces objectifs.
8. Consentement
On se souvient recueille, utilise et communique les renseignements personnels uniquement avec votre consentement, sauf lorsque la loi autorise ou exige un traitement sans consentement.
Votre consentement est obtenu notamment lorsque :
- vous remplissez un formulaire sur notre site Web;
- vous effectuez une commande;
- vous nous transmettez volontairement des renseignements;
- vous acceptez nos Conditions d’utilisation;
- vous acceptez la présente Politique de confidentialité.
Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des obligations légales et contractuelles.
Le retrait du consentement peut toutefois limiter notre capacité à poursuivre la prestation des services ou à compléter votre projet.
En nous transmettant des photographies, vidéos, textes ou autres contenus comprenant des renseignements concernant d’autres personnes, vous confirmez avoir obtenu les autorisations nécessaires lorsque celles-ci sont requises.
9. Protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels constitue une priorité pour On se souvient.
Nous mettons en œuvre des mesures administratives, physiques et technologiques raisonnables afin de protéger les renseignements contre :
- l’accès non autorisé;
- la perte;
- le vol;
- la divulgation;
- la modification;
- l’utilisation abusive;
- la destruction accidentelle.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
9.1 Mesures administratives
- accès limité aux seules personnes qui en ont besoin;
- politiques internes de confidentialité;
- gestion des mots de passe;
- sensibilisation à la protection des renseignements personnels.
9.2 Mesures technologiques
Selon les technologies utilisées, nous privilégions notamment :
- des connexions sécurisées (HTTPS);
- le chiffrement des données lorsque cela est approprié;
- des sauvegardes régulières;
- des systèmes protégés contre les accès non autorisés.
- 9.3 Mesures physiques
Lorsque des documents ou des supports physiques sont utilisés, ils sont conservés dans un environnement sécurisé et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
9.4 Fournisseurs de services
Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs externes (par exemple pour l’hébergement Web, le traitement des paiements, la livraison ou la gravure des plaques), nous nous efforçons de sélectionner des partenaires qui offrent des garanties raisonnables en matière de protection des renseignements personnels.
Ces fournisseurs n’ont accès qu’aux renseignements nécessaires à l’exécution des services qui leur sont confiés.
9.5 Incident de confidentialité
Advenant un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, On se souvient prendra les mesures prévues par les lois applicables, notamment :
- limiter les conséquences de l’incident;
- documenter l’événement;
- aviser les personnes concernées lorsque requis;
- aviser la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque la loi l’exige;
- mettre en place les correctifs appropriés afin de prévenir qu’une situation semblable ne se reproduise.
10. Communication des renseignements personnels à des tiers
On se souvient ne vend, ne loue et ne commercialise jamais les renseignements personnels de ses clients.
Toutefois, dans le cadre normal de ses activités, il peut être nécessaire de communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs de services soigneusement sélectionnés afin de permettre la prestation des services offerts.
Ces communications sont limitées aux renseignements strictement nécessaires à l’exécution du mandat confié.
Selon les services utilisés, les renseignements pourraient notamment être communiqués à des fournisseurs responsables :
- de l’hébergement du site Web et des pages commémoratives;
- du traitement des paiements électroniques;
- de la fabrication et de la gravure des plaques en acrylique;
- de la livraison des commandes;
- de la transmission sécurisée des fichiers;
- de l’analyse des performances du site Web;
- de l’intégration de certains services tiers, tels qu’un lecteur Spotify ou d’autres services autorisés par le client.
Lorsque nous faisons appel à un fournisseur de services, nous nous assurons, dans la mesure du possible, qu’il offre des garanties raisonnables quant à la protection des renseignements personnels.
Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige ou l’autorise, notamment en réponse à une ordonnance judiciaire ou à une demande d’une autorité compétente.
11. Hébergement des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par On se souvient sont hébergés sur des serveurs exploités par des fournisseurs spécialisés.
Selon les technologies utilisées, ces serveurs peuvent être situés au Québec, ailleurs au Canada ou, dans certains cas, dans un autre pays.
Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec, On se souvient tient compte des exigences prévues par les lois applicables, notamment en évaluant les risques liés à cette communication lorsque requis.
Nous privilégions des fournisseurs reconnus offrant des mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie.
12. Durée de conservation des renseignements personnels
Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ainsi que pour respecter nos obligations légales, comptables ou fiscales.
La durée de conservation peut varier selon la nature des renseignements.
À titre indicatif :
| Type de renseignement | Durée approximative |
|---|---|
| Dossier client | Selon la durée du forfait et les obligations légales |
| Factures | Selon les exigences fiscales applicables |
| Correspondance | Aussi longtemps que nécessaire pour assurer le suivi |
| Photos, vidéos et documents transmis | Pendant la réalisation du projet et, par la suite, conformément au forfait choisi ou aux modalités convenues avec le client |
À l’expiration de la période de conservation, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque cela est approprié.
13. Vos droits
Conformément aux lois applicables, vous disposez de plusieurs droits relativement aux renseignements personnels vous concernant.
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment :
- demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- demander la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
- retirer votre consentement lorsque cela est possible;
- demander la suppression de certains renseignements lorsque la loi le permet;
- déposer une plainte concernant la gestion de vos renseignements personnels.
Toute demande doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous répondrons à votre demande dans les délais prévus par les lois applicables.
14. Demande de retrait ou de modification d’une page commémorative
Le client ayant commandé une page commémorative peut, en tout temps, demander certaines modifications au contenu publié.
Toute demande visant le retrait complet d’une page sera analysée selon les circonstances propres à chaque dossier.
Lorsque la demande provient d’une personne autre que le client ayant commandé le service, On se souvient pourra exiger des renseignements ou documents additionnels afin de vérifier l’identité du demandeur et d’évaluer sa demande.
En présence d’un différend familial ou successoral concernant une page commémorative, On se souvient se réserve le droit de suspendre temporairement l’accès à la page ou de reporter toute modification jusqu’à ce que la situation soit clarifiée.
Notre objectif est d’agir avec impartialité et dans le respect des droits de toutes les personnes concernées.
15. Témoins de connexion (« cookies »)
Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») afin :
- d’assurer le bon fonctionnement du site;
- d’améliorer l’expérience utilisateur;
- de mémoriser certaines préférences;
- de mesurer l’achalandage;
- d’analyser l’utilisation de nos services.
Les témoins ne permettent généralement pas de vous identifier directement.
Vous pouvez configurer votre navigateur afin de refuser certains témoins ou d’être informé lorsqu’ils sont utilisés.
Le refus de certains témoins pourrait toutefois limiter certaines fonctionnalités du site.
16. Liens vers des sites externes
Notre site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers, notamment des plateformes musicales, des réseaux sociaux ou d’autres ressources externes.
La présente politique ne s’applique pas à ces sites.
Nous vous invitons à consulter leur propre politique de confidentialité avant de leur transmettre des renseignements personnels.
17. Protection des mineurs
Les services de On se souvient sont destinés aux personnes majeures.
Nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels directement auprès d’un enfant de moins de 14 ans sans le consentement requis par la loi.
Si nous apprenons que des renseignements ont été recueillis en contravention des exigences légales, nous prendrons les mesures appropriées pour les supprimer dans les meilleurs délais.
18. Modification de la présente politique
On se souvient se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, des technologies utilisées ou des exigences légales applicables.
Toute modification importante sera publiée sur notre site Web et prendra effet à compter de sa date de mise en ligne, sauf indication contraire.
Nous vous invitons à consulter cette politique périodiquement afin de prendre connaissance de la version la plus récente.
La date de la dernière mise à jour apparaît au début de ce document.
19. Traitement des plaintes relatives aux renseignements personnels
Toute personne qui estime que ses renseignements personnels n’ont pas été traités conformément à la présente Politique de confidentialité ou aux lois applicables peut déposer une plainte auprès du responsable de la protection des renseignements personnels de On se souvient.
Chaque plainte est traitée avec sérieux, confidentialité et diligence.
À la réception d’une plainte, nous nous engageons à :
- accuser réception de la demande dans un délai raisonnable;
- analyser les faits;
- communiquer avec la personne concernée si des renseignements additionnels sont requis;
- prendre les mesures correctives appropriées lorsque cela est nécessaire;
- informer le plaignant des conclusions de notre analyse.
Si une personne demeure insatisfaite du traitement de sa plainte, elle peut communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec, conformément aux recours prévus par la loi.
20. Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité, l’exercice de vos droits ou le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :
On se souvient
Responsable de la protection des renseignements personnels
Nom : Annie Duguay
Adresse : Mirabel, Québec
Téléphone : 514-258-6123
Courriel : info@onsesouvient.ca
Site Web : onsesouvient.ca
21. Entrée en vigueur
La présente Politique de confidentialité entre en vigueur à compter de sa date de publication sur le site Web de On se souvient.
Elle remplace toute version antérieure portant sur la protection des renseignements personnels.
Date d’entrée en vigueur : 17 août 2026
Dernière mise à jour : 17 août 2026
Annexe A – Résumé des renseignements recueillis
| Catégorie | Exemples | Finalité |
|---|---|---|
| Identification | Nom, prénom, adresse, téléphone, courriel | Création du dossier client, communication |
| Facturation | Adresse de facturation, informations relatives au paiement | Paiement et comptabilité |
| Page commémorative | Photos, vidéos, témoignages, biographie, documents | Création de la page hommage |
| Communications | Courriels, formulaires, demandes de soutien | Service à la clientèle |
| Données techniques | Adresse IP, navigateur, type d’appareil, cookies | Sécurité et amélioration du site |
| Livraison | Adresse de livraison | Expédition de la plaque |
Annexe B – Vos droits
Vous pouvez notamment exercer les droits suivants :
- ✓ Demander l’accès à vos renseignements personnels.
- ✓ Demander la rectification de renseignements inexacts.
- ✓ Retirer votre consentement lorsque cela est possible.
- ✓ Demander la suppression de certains renseignements lorsque la loi le permet.
- ✓ Déposer une plainte concernant la gestion de vos renseignements personnels.
Pour exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la présente politique.
Déclaration d’engagement de On se souvient
Chez On se souvient, nous savons que les souvenirs qui nous sont confiés sont précieux. Les photographies, les témoignages, les vidéos et les récits que vous partagez représentent bien plus que de simples données : ils témoignent de l’histoire d’une personne et de l’amour de ceux qui souhaitent préserver sa mémoire.
C’est pourquoi nous nous engageons à traiter chaque renseignement personnel avec le plus grand respect, la plus grande discrétion et un souci constant de confidentialité.
Notre objectif est de vous offrir un environnement sécuritaire, transparent et digne de la confiance que vous nous accordez.